Kto musi sporządzić sprawozdanie finansowe
Obowiązek dotyczy wszystkich jednostek prowadzących księgi rachunkowe — a więc spółek z o.o., akcyjnych, prostych spółek akcyjnych, spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych, a także jednoosobowych działalności oraz spółek osobowych osób fizycznych, które osiągnęły ustawowy próg przychodów i przeszły na pełne księgi.
Jeśli rozliczasz się na KPiR lub ryczałcie, sprawozdania finansowego nie sporządzasz — składasz wyłącznie zeznanie roczne. O tym, kiedy obowiązek prowadzenia ksiąg w ogóle powstaje, piszemy w artykule kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa.
Trzy terminy, które trzeba znać
| Etap | Termin ustawowy | Data przy roku kalendarzowym |
|---|---|---|
| Sporządzenie sprawozdania | 3 miesiące od dnia bilansowego | do 31 marca |
| Zatwierdzenie przez organ zatwierdzający | 6 miesięcy od dnia bilansowego | do 30 czerwca |
| Złożenie w Krajowym Rejestrze Sądowym | 15 dni od dnia zatwierdzenia | zwykle do 15 lipca |
Jeżeli rok obrotowy firmy nie pokrywa się z kalendarzowym, terminy liczy się analogicznie od przyjętego dnia bilansowego.
Kluczowa jest kolejność: sprawozdanie najpierw się sporządza i podpisuje, potem zatwierdza uchwałą wspólników lub akcjonariuszy, a dopiero na końcu składa do rejestru. Nie da się przeskoczyć etapu — złożenie niezatwierdzonego sprawozdania nie zamyka sprawy.
Termin złożenia liczy się od zatwierdzenia
Forma elektroniczna i podpisy
Sprawozdanie sporządza się wyłącznie w postaci elektronicznej, w ustalonej strukturze logicznej (plik XML) — papierowy wydruk nie ma mocy dokumentu. Plik podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki, czyli w spółce z o.o. wszyscy członkowie zarządu.
Dopuszczalny jest podpis kwalifikowany, podpis zaufany (profil zaufany) albo podpis osobisty z e-dowodu. Przepisy przewidują też uproszczenie dla wieloosobowych zarządów: sprawozdanie może podpisać jedna osoba, o ile pozostali członkowie złożą oświadczenia, że dokument spełnia wymagania ustawy — ich odmowa również wymaga formy pisemnej.
Podpisy planuj z wyprzedzeniem
Z czego składa się sprawozdanie
- Bilans — zestawienie aktywów i pasywów na dzień bilansowy.
- Rachunek zysków i strat — przychody, koszty i wynik finansowy za rok obrotowy.
- Informacja dodatkowa — wprowadzenie do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
- Zestawienie zmian w kapitale własnym i rachunek przepływów pieniężnych — dla jednostek większych, objętych obowiązkiem badania.
- Sprawozdanie z działalności — sporządzają je m.in. spółki kapitałowe; składa się je razem ze sprawozdaniem finansowym.
Mniejsze firmy mogą korzystać z uproszczonych wzorów przewidzianych dla jednostek małych i mikro, o ile spełniają ustawowe kryteria i podejmą stosowną decyzję. Upraszcza to zakres prezentowanych danych, ale nie zwalnia z terminów ani z obowiązku złożenia dokumentu.
Gdzie złożyć sprawozdanie
- Podmioty wpisane do KRS — do Repozytorium Dokumentów Finansowych, bezpłatnie, przez system eKRS. Zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji, wpisana do rejestru i posiadająca numer PESEL.
- Podatnicy CIT niewpisani do KRS — do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
- Osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe — do Szefa KAS, w terminie powiązanym ze złożeniem zeznania rocznego.
Zbliża się termin sprawozdania finansowego? Napisz albo zadzwoń — ustalimy, co jest gotowe, a co trzeba jeszcze skompletować.
Kiedy potrzebne jest badanie przez biegłego rewidenta
Obowiązek badania powstaje po przekroczeniu ustawowych progów — liczonych łącznie dla sumy bilansowej, przychodów netto i średniorocznego zatrudnienia; badaniu podlegają też z mocy ustawy m.in. spółki akcyjne. Progi te są okresowo aktualizowane, dlatego przy zbliżaniu się do granicy zawsze weryfikujemy aktualne wartości, zamiast opierać się na kwotach sprzed kilku lat.
Jeśli badanie jest wymagane, biegłego rewidenta wybiera się przed zakończeniem roku obrotowego — to kolejny powód, by o sprawozdaniu myśleć w listopadzie, a nie w marcu.
Co grozi za spóźnienie
- Za niesporządzenie sprawozdania — ustawa o rachunkowości przewiduje grzywnę albo karę pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie. To najsurowsza sankcja w tym obszarze.
- Za niezłożenie sprawozdania w rejestrze sądowym — grzywna albo kara ograniczenia wolności. Odpowiada kierownik jednostki, czyli w spółce z o.o. zarząd.
- Postępowanie przymuszające z KRS — sąd wzywa do złożenia dokumentów pod rygorem grzywny, którą może ponawiać.
- Rozwiązanie spółki — w skrajnych przypadkach, przy uporczywym braku sprawozdań, sąd może wszcząć postępowanie o rozwiązanie podmiotu i wykreślenie go z rejestru.
- Utrata wiarygodności — sprawozdania w RDF są jawne; ich brak widzą kontrahenci, banki i podmioty sprawdzające firmę przed transakcją.
Spóźnienie da się naprawić
Harmonogram bez stresu
- 1Listopad–grudzień — inwentaryzacja, potwierdzenia sald, wybór biegłego rewidenta, jeśli badanie jest wymagane.
- 2Styczeń–luty — zamknięcie ksiąg, uzgodnienie rozrachunków, sprawdzenie ważności podpisów elektronicznych.
- 3Marzec — sporządzenie i podpisanie sprawozdania (termin: 31 marca).
- 4Kwiecień–czerwiec — zgromadzenie wspólników i uchwała zatwierdzająca (termin: 30 czerwca).
- 515 dni po zatwierdzeniu — złożenie kompletu dokumentów do KRS.
Jak możemy Ci pomóc
Sporządzamy sprawozdania finansowe dla spółek i firm na pełnych księgach — od zamknięcia roku, przez przygotowanie pliku w wymaganej strukturze, po skompletowanie podpisów i złożenie dokumentów do rejestru. Pilnujemy terminów za Ciebie i z wyprzedzeniem sygnalizujemy, co będzie potrzebne. Jeśli masz zaległe sprawozdania z poprzednich lat, pomożemy je odtworzyć i złożyć.
Sporządzamy i składamy sprawozdania finansowe — także zaległe za poprzednie lata. Odezwij się, zanim upłynie termin.
Autorka
Dorota Jarząb
Właścicielka biura rachunkowego DORA we Wrocławiu z ponad 20-letnim doświadczeniem w księgowości, podatkach oraz obsłudze kadrowo-płacowej. Na co dzień prowadzi rozliczenia jednoosobowych działalności i spółek — stacjonarnie i w 100% online.
Najczęściej zadawane pytania
Do kiedy trzeba złożyć sprawozdanie finansowe?
Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu sprawozdanie sporządza się do 31 marca, zatwierdza do 30 czerwca, a składa do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia. Termin złożenia liczy się od faktycznej daty zatwierdzenia, więc wcześniejsza uchwała wspólników przyspiesza cały harmonogram.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki — w spółce z o.o. wszyscy członkowie zarządu. Dopuszczalny jest podpis kwalifikowany, zaufany albo osobisty. Przy wieloosobowym zarządzie sprawozdanie może podpisać jedna osoba, jeżeli pozostali członkowie złożą oświadczenia, że dokument spełnia wymagania ustawy.
Czy jednoosobowa działalność składa sprawozdanie finansowe?
Tylko wtedy, gdy prowadzi księgi rachunkowe, czyli po osiągnięciu ustawowego progu przychodów lub przy dobrowolnym przejściu na pełną księgowość. Firmy rozliczające się na KPiR lub ryczałcie sprawozdania nie sporządzają — składają wyłącznie zeznanie roczne.
Ile kosztuje złożenie sprawozdania do KRS?
Zgłoszenie sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych przez system eKRS jest bezpłatne. Wymaga jednak, aby zgłoszenia dokonała osoba uprawniona do reprezentacji, wpisana do rejestru i posiadająca numer PESEL, z aktywnym podpisem elektronicznym.
Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego?
Ustawa o rachunkowości rozróżnia dwie sytuacje: za samo niesporządzenie sprawozdania grozi grzywna albo kara pozbawienia wolności do lat 2 (albo obie łącznie), a za niezłożenie gotowego dokumentu w rejestrze sądowym — grzywna albo kara ograniczenia wolności. Odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, czyli w spółce z o.o. zarząd. Dodatkowo sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające i nakładać grzywny, a przy uporczywym braku sprawozdań — prowadzić postępowanie o rozwiązanie spółki i wykreślenie jej z rejestru. Sprawozdania są jawne, więc ich brak widzą też kontrahenci i banki.
Kiedy sprawozdanie musi zbadać biegły rewident?
Po przekroczeniu ustawowych progów dotyczących sumy bilansowej, przychodów netto i średniorocznego zatrudnienia, a także w przypadkach wskazanych wprost w ustawie — dotyczy to między innymi spółek akcyjnych. Progi są okresowo aktualizowane, dlatego przy zbliżaniu się do granicy warto zweryfikować aktualne wartości. Biegłego wybiera się jeszcze przed zakończeniem roku obrotowego.