Księgowość spółki z o.o. — co obejmuje i ile kosztuje

Dlaczego księgowość spółki kosztuje więcej niż JDG

Spółka z o.o. nie wybiera formy ewidencji — ustawa o rachunkowości nakłada na nią obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych od początku działalności, bez progu przychodów (szczegóły w artykule kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa). Każda operacja trafia na konta według zasady podwójnego zapisu, a rok kończy się sprawozdaniem finansowym. Do tego spółka jest odrębnym podatnikiem CIT i płatnikiem: rozlicza podatek i składki od wynagrodzeń, także od wynagrodzenia zarządu.

Druga rzecz, o której właściciele często nie wiedzą: zlecenie ksiąg biuru nie przenosi na nie całej odpowiedzialności. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki — w spółce zarząd — odpowiada za obowiązki w zakresie rachunkowości, także z tytułu nadzoru, nawet gdy powierzył je biuru. Dobre biuro nie tylko księguje, ale pilnuje też, żeby zarząd wiedział, co i kiedy musi podpisać.

Co biuro robi dla spółki co miesiąc

• Księgi rachunkowe — księgowanie faktur, wyciągów bankowych i innych dowodów na kontach zgodnych z polityką rachunkowości, rozrachunki z kontrahentami, ewidencja środków trwałych i amortyzacja.
• VAT i JPK_V7 — rejestry sprzedaży i zakupów oraz plik JPK_V7M z deklaracją do 25. dnia następnego miesiąca (przy rozliczeniu kwartalnym — JPK_V7K). Faktury sprzedaży spółka wystawia w KSeF; terminy opisujemy w artykule o obowiązkowym KSeF.
• Zaliczki na CIT — do 20. dnia następnego miesiąca. Mały podatnik i spółka w pierwszym roku działalności mogą wpłacać je kwartalnie.
• Rozliczenia płatnika — zaliczki na PIT od wynagrodzeń do 20. dnia, a deklaracja ZUS DRA i składki do 15. dnia, bo taki termin obowiązuje płatników z osobowością prawną.
• Informacja dla zarządu — kwoty do zapłaty, wynik narastająco i sygnały ostrzegawcze, np. rosnące należności od odbiorców.

Zarząd i pracownicy: spółka jako płatnik

Nawet spółka bez etatów zwykle ma listę płac — jeśli członek zarządu dostaje wynagrodzenie na podstawie uchwały o powołaniu. Od 2022 roku taka osoba podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu: spółka zgłasza ją do ZUS, co miesiąc nalicza składkę zdrowotną i zaliczkę na PIT, a po zakończeniu roku wystawia PIT-11. Jak ta droga wypada na tle dywidendy, pożyczki czy umowy o pracę, porównujemy w artykule jak wypłacić pieniądze ze spółki z o.o.

Każdy pracownik i zleceniobiorca to dodatkowo lista płac, deklaracje ZUS, ewidencja czasu pracy i akta osobowe. Tę część przejmuje obsługa kadr i płac, a jej koszt dolicza się do księgowości stawką za osobę. Co dokładnie obejmuje, rozpisujemy w artykule obsługa kadrowo-płacowa — co obejmuje.

Obowiązki roczne: zamknięcie roku, CIT-8, sprawozdanie i KRS

Co dzieje się w księgach przed 31 grudnia i w styczniu, opisujemy w tekście o zamknięciu roku w pełnej księgowości. Podpisy elektroniczne zarządu, strukturę pliku i kary za spóźnienie omawiamy w artykule sprawozdanie finansowe: terminy i obowiązki. Warto znać też art. 233 Kodeksu spółek handlowych: jeśli bilans wykaże stratę przewyższającą sumę kapitału zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd musi niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników, które podejmie uchwałę o dalszym istnieniu spółki. Przy kapitale zakładowym 5000 zł, bez kapitału zapasowego i rezerwowych, wystarczy strata wyższa niż 2500 zł — w spółkach na starcie to częsta sytuacja.

Uchwały, KRS i CRBR — gdy w spółce coś się zmienia

Poza kalendarzem rocznym są obowiązki wywoływane zmianami: nowy członek zarządu, zmiana adresu, sprzedaż udziałów, podwyższenie kapitału. Wniosek o wpis do KRS składa się wyłącznie elektronicznie (przez Portal Rejestrów Sądowych, a w spółce założonej na wzorcu — także przez S24), w ciągu 7 dni od zdarzenia (art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym). Jeśli zmieniają się dane zgłoszone do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, aktualizację trzeba przesłać w ciągu 14 dni od zmiany, a za brak zgłoszenia grozi kara pieniężna do 1 mln zł.

Od czego zależy cena pełnej księgowości spółki

Nasz kalkulator liczy cenę z pięciu parametrów — tych samych, które biuro bierze pod uwagę przy wycenie:

• liczba dokumentów miesięcznie — faktury sprzedaży i zakupu, wyciągi, noty; to główny składnik ceny,
• status VAT — czynny podatnik VAT to rejestry i comiesięczny JPK_V7,
• transakcje zagraniczne — WDT, WNT, import usług czy sprzedaż do UE wymagają dodatkowych rozliczeń,
• pracownicy na umowie o pracę — 60 zł netto miesięcznie za osobę,
• zleceniobiorcy — 40 zł netto miesięcznie za osobę.

Na wycenę wpływa też to, czego nie da się ustawić suwakiem: porządek w dokumentach, liczba rachunków bankowych i walut, magazyn, leasingi i kredyty. Dlatego kwota z kalkulatora jest punktem wyjścia, a ostateczną cenę ustalamy po rozmowie.

Ile kosztuje księgowość spółki z o.o.? Przykładowe wyceny

Poniższe kwoty policzyliśmy tym samym algorytmem, który działa w kalkulatorze na naszej stronie i w cenniku usługi pełna księgowość dla spółek we Wrocławiu.

W ostatnim wierszu 1440 zł to księgowość (ok. 40 dokumentów z VAT), a 220 zł — kadry i płace: trzy etaty po 60 zł i jedno zlecenie za 40 zł. Kalkulator nie ma osobnej pozycji dla członka zarządu z powołania; tę obsługę uwzględniamy w indywidualnej wycenie. Jak biura budują ceny i dlaczego najtańsza oferta bywa najdroższa, piszemy w artykule ile kosztuje biuro rachunkowe.

Czego zwykle nie ma w abonamencie

Abonament obejmuje bieżącą, powtarzalną pracę. Na rynku przyjęło się, że część usług — jednorazowych albo zależnych od sytuacji spółki — rozlicza się osobno lub wymaga odrębnego ustalenia. Najczęściej dotyczy to:

• rocznego sprawozdania finansowego i CIT-8 — w części biur są w abonamencie, w części stanowią osobną pozycję raz w roku,
• wyprowadzania zaległości i odtwarzania ksiąg za poprzednie okresy, a także korekt wynikających z dokumentów dostarczonych po terminie,
• otwarcia ksiąg nowej spółki — polityki rachunkowości, planu kont, bilansu otwarcia,
• obsługi kontroli podatkowej lub ZUS i odpowiedzi na wezwania,
• raportów dla banku lub inwestora, dokumentacji cen transferowych i współpracy z biegłym rewidentem przy badaniu sprawozdania,
• spraw wymagających prawnika lub doradcy podatkowego — zmian umowy spółki, wniosków o interpretacje, planowania podatkowego.

Jak wybrać biuro dla spółki z o.o.

1. 1Ubezpieczenie OC — przedsiębiorcy usługowo prowadzący księgi rachunkowe muszą mieć obowiązkowe OC (art. 76h ustawy o rachunkowości). Poproś o potwierdzenie polisy.
2. 2Doświadczenie ze spółkami — sprawozdania finansowe, JPK_KR_PD, rozliczenia dywidend i wynagrodzeń zarządu to inna praca niż KPiR jednoosobowej firmy.
3. 3Jasny podział obowiązków — kto pilnuje KRS, CRBR i podpisów pod sprawozdaniem. Przyjęcie odpowiedzialności przez biuro stwierdza się na piśmie, więc warto, żeby umowa to precyzowała.
4. 4Komunikacja — kiedy dostajesz kwoty do zapłaty i informację o wyniku, jak przekazujesz dokumenty i czy biuro ma dostęp do KSeF spółki.
5. 5Zakres i cena na piśmie — razem z listą usług spoza abonamentu.

Więcej pytań kontrolnych znajdziesz w poradniku jak wybrać biuro rachunkowe, a jeśli przenosisz spółkę od innego biura — w artykule jak zmienić biuro rachunkowe. Spółkę dopiero zakładasz? Zacznij od porównania rejestracji przez S24 i u notariusza.

Jak możemy Ci pomóc

Prowadzimy pełną księgowość spółek z o.o. od ponad 20 lat — stacjonarnie we Wrocławiu albo w pełni zdalnie. Księgujemy dokumenty, rozliczamy VAT i CIT, obsługujemy listy płac zarządu i pracowników, sporządzamy sprawozdania finansowe i z wyprzedzeniem przypominamy o terminach, które należą do zarządu. W sprawach wymagających prawnika lub doradcy podatkowego współpracujemy z kancelariami.

Podstawa prawna: ustawa o rachunkowości (art. 4 ust. 5, art. 76h), ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 25, art. 27), ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (art. 22), Kodeks spółek handlowych (art. 231, art. 233), ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (CRBR). Terminy zweryfikowano m.in. w serwisach podatki.gov.pl, biznes.gov.pl i zus.pl.