Likwidacja działalności gospodarczej krok po kroku — CEIDG, remanent, VAT i ZUS

Zawiesić czy zlikwidować?

Zanim zamkniesz firmę, sprawdź, czy nie wystarczy jej zawieszenie. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić działalność na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy niż 30 dni — pod warunkiem że nie zatrudnia pracowników (wyjątkiem są pracownicy przebywający wyłącznie na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim lub wychowawczym). Szczegóły opisujemy w poradniku o zawieszeniu działalności gospodarczej.

Krok 1 — wniosek o wykreślenie z CEIDG

Wniosek CEIDG-1 o wykreślenie wpisu jest bezpłatny. Można go złożyć online, osobiście w urzędzie gminy albo pocztą. We wniosku podajesz datę faktycznego zaprzestania działalności; złożyć go można najwcześniej w ostatnim dniu prowadzenia firmy. Wykreślenie następuje najpóźniej następnego dnia roboczego po złożeniu wniosku, a informacja trafia automatycznie do urzędu skarbowego, ZUS i GUS.

Krok 2 — spis z natury na dzień likwidacji

Przedsiębiorca prowadzący KPiR sporządza na dzień likwidacji spis z natury oraz wykaz składników majątku. Zasady sporządzania i wyceny spisu są takie same jak przy remanencie rocznym — opisujemy je w artykule o spisie z natury na 31 grudnia. Ryczałtowiec sporządza na potrzeby podatku dochodowego wykaz składników majątku, a jeśli jest czynnym podatnikiem VAT — także spis dla celów VAT, opisany w kolejnym kroku.

Krok 3 — VAT: zgłoszenie VAT-Z i podatek od remanentu likwidacyjnego

Czynny podatnik VAT składa zgłoszenie VAT-Z w ciągu 7 dni od zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych — na jego podstawie urząd wykreśla firmę z rejestru VAT.

Ustawa o VAT (art. 14) każe opodatkować towary, które zostają w firmie w dniu likwidacji, jeśli przy ich nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT — niezależnie od tego, czy z niego skorzystałeś. Spis obejmuje towary handlowe, wyposażenie i środki trwałe. Podstawą opodatkowania jest cena nabycia lub koszt wytworzenia określone na dzień likwidacji, a więc według aktualnych cen, a nie historycznej ceny zakupu.

• Informację o spisie składa się w urzędzie skarbowym najpóźniej w dniu złożenia deklaracji za okres, w którym przypada dzień zaprzestania działalności.
• Podatek należny od remanentu wykazuje się w ostatnim pliku JPK_V7.
• Organy podatkowe stoją na stanowisku, że do spisu trzeba włączyć także środki trwałe, dla których upłynął już okres korekty VAT.
• Sprzedaż towarów objętych spisem w ciągu 12 miesięcy od zaprzestania działalności jest zwolniona z VAT — podatek został już zapłacony przy likwidacji.

Krok 4 — ZUS: wyrejestrowanie i ostatnie składki

Na podstawie danych z CEIDG ZUS sam wyrejestrowuje Cię jako płatnika (dokument ZUS ZWPA). To nie zwalnia z wyrejestrowania z ubezpieczeń: w ciągu 7 dni trzeba złożyć ZUS ZWUA za siebie i za pracowników, a ZUS ZCNA — za zgłoszonych członków rodziny. Można to zrobić we wniosku CEIDG albo bezpośrednio w ZUS.

• Składki społeczne za niepełny ostatni miesiąc liczy się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności.
• Składkę zdrowotną płaci się za ostatni miesiąc w pełnej wysokości — bez proporcji.
• Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za rok likwidacji wykazuje się w deklaracji ZUS DRA za kwiecień następnego roku, składanej do 20 maja.

Krok 5 — zamknięcie księgi i ostatnie zeznanie roczne

Po likwidacji zamyka się księgę lub ewidencję i składa zeznanie roczne za rok, w którym firma działała. Termin się nie skraca: zeznanie PIT-36, PIT-36L i PIT-28 składa się do 30 kwietnia następnego roku, niezależnie od daty likwidacji. Jeśli prowadzisz księgi elektronicznie, w tym samym terminie trzeba przesłać plik JPK — o czym piszemy w artykule JPK_PKPiR i JPK_EWP od 2027 roku.

Kasa fiskalna, pracownicy, dokumenty — o czym się zapomina

Kasa fiskalna

Ostatniego dnia działalności sporządza się raport dobowy (a w zależności od kasy także miesięczny). Kasa online musi przed odczytem przesłać dane do Centralnego Repozytorium Kas. Odczytu pamięci fiskalnej dokonuje serwisant, sporządzając raport fiskalny rozliczeniowy i protokół, które wraz z wnioskiem o wyrejestrowanie kasy trafiają do naczelnika urzędu skarbowego.

Pracownicy i dokumentacja pracownicza

Umowy z pracownikami trzeba rozwiązać przed zamknięciem firmy. Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się przez 10 lat; dla wcześniejszych zatrudnień okresy są co do zasady dłuższe. Sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej trzeba zorganizować przed wykreśleniem z CEIDG.

Dokumenty podatkowe

Księgi, faktury i deklaracje przechowuje się co do zasady przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zamknięcie firmy nie skraca tego okresu — urząd może sprawdzić rozliczenia byłej działalności tak samo jak działającej.

Co z samochodem i sprzętem po likwidacji

Składniki majątku firmy po likwidacji przechodzą do majątku prywatnego, ale ustawa o PIT pilnuje ich przez 6 lat. Sprzedaż takiego składnika przed upływem 6 lat od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji jest przychodem z działalności gospodarczej: trzeba od niego zapłacić zaliczkę na podatek i wykazać go w zeznaniu. Po upływie 6 lat sprzedaż jest podatkowo neutralna. Zasady dotyczące samego auta w firmie opisujemy w artykule samochód w firmie — koszty i VAT.

A jeśli zechcesz wrócić do działalności

Po likwidacji można założyć działalność ponownie — to nowy wpis w CEIDG, z tym samym NIP i REGON. Ulga na start przysługuje jednak dopiero wtedy, gdy od ostatniego zawieszenia lub zakończenia działalności minęło co najmniej 60 miesięcy. Jeśli zamykasz firmę z zaległościami wobec ZUS lub urzędu skarbowego, nie znikają one wraz z wpisem — o ich porządkowaniu piszemy w poradniku zaległości w ZUS — jak je uporządkować.

Lista kontrolna likwidacji

1. 1Rozważ, czy zawieszenie nie wystarczy.
2. 2Rozwiąż umowy z pracownikami i zorganizuj przechowywanie dokumentacji pracowniczej.
3. 3Złóż wniosek CEIDG-1 o wykreślenie — z datą zaprzestania działalności.
4. 4Sporządź spis z natury i wykaz składników majątku na dzień likwidacji.
5. 5Jako czynny podatnik VAT: złóż VAT-Z w ciągu 7 dni, rozlicz VAT od remanentu w ostatnim JPK_V7.
6. 6Wyrejestruj się z ubezpieczeń (ZUS ZWUA, ZCNA) w ciągu 7 dni i opłać ostatnie składki.
7. 7Zakończ pracę kasy fiskalnej: raporty, odczyt przez serwisanta, wyrejestrowanie.
8. 8Złóż zeznanie roczne do 30 kwietnia i rozlicz składkę zdrowotną w DRA za kwiecień.
9. 9Przechowuj dokumenty podatkowe przez co najmniej 5 lat.

Jak możemy Ci pomóc

Przeprowadzamy klientów przez likwidację od początku do końca: liczymy VAT od remanentu, przygotowujemy spis, zgłoszenia i ostatnie deklaracje, rozliczamy składki i zeznanie roczne. Jeśli w firmie zostały nieuporządkowane rozliczenia, pomagamy je domknąć w ramach wyprowadzania zaległości księgowych. Prowadzimy też bieżącą KPiR do ostatniego dnia działalności.

Podstawa prawna: ustawa Prawo przedsiębiorców (art. 22), ustawa o podatku od towarów i usług (art. 14), ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 14 ust. 2 pkt 17), ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, Ordynacja podatkowa (art. 86). Informacje zweryfikowano m.in. w serwisach biznes.gov.pl, podatki.gov.pl i zus.pl.