Spis z natury na 31 grudnia — kto musi go zrobić i jak go rozliczyć w KPiR

Czym jest spis z natury i po co go robić

Spis z natury to fizyczne policzenie i wycena składników, które firma ma na stanie w danym dniu: towarów, materiałów, wyrobów. W księdze przychodów i rozchodów zakup towaru trafia w koszty od razu, nawet jeśli towar jeszcze leży w magazynie. Spis koryguje ten efekt — dzięki niemu podatek liczy się od towaru faktycznie sprzedanego, a nie po prostu kupionego.

Kto i kiedy musi sporządzić spis z natury

Obowiązek dotyczy przedsiębiorców prowadzących KPiR. Rozporządzenie wymaga sporządzenia spisu:

• na dzień 1 stycznia i na koniec każdego roku podatkowego (w praktyce spis na 31 grudnia jest jednocześnie spisem na 1 stycznia kolejnego roku),
• na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku,
• w razie utraty prawa do ryczałtu w trakcie roku,
• w razie zmiany wspólnika lub zmiany proporcji udziałów wspólników,
• w razie likwidacji działalności.

Co obejmuje spis

Spisowi podlegają: towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcja w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Nie spisuje się środków trwałych — te mają własną ewidencję. Jeśli Twoja firma świadczy wyłącznie usługi i nie ma zapasów, spis może wykazać zero — ale nadal trzeba go sporządzić.

Jak wycenić towary

• Towary handlowe i materiały — według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe.
• Półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji — według kosztów wytworzenia.
• Jeśli wyceniasz poniżej ceny nabycia, przy danej pozycji podaj również jednostkową cenę nabycia.

Wyceny trzeba dokonać w ciągu 14 dni od dnia zakończenia spisu. Urzędu skarbowego nie trzeba zawiadamiać o spisie — obowiązek zawiadamiania o spisie sporządzanym w trakcie roku został zniesiony w 2018 roku.

Elementy prawidłowego spisu — co zmieniło się w 2026 roku

Spis z natury powinien zawierać:

1. 1imię i nazwisko właściciela (nazwę firmy),
2. 2datę sporządzenia spisu,
3. 3numer kolejny pozycji,
4. 4szczegółowe określenie towaru i innych składników,
5. 5jednostkę miary i ilość,
6. 6cenę jednostkową w złotych i groszach,
7. 7wartość pozycji (ilość × cena) i łączną wartość spisu,
8. 8klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
9. 9podpis właściciela (wspólników).

Remanent a podatek — dlaczego wpływa na dochód

Ustawa o PIT (art. 24 ust. 2) każe ustalać dochód w KPiR jako różnicę między przychodem a kosztami, powiększoną lub pomniejszoną o różnicę między remanentem końcowym a początkowym. W praktyce:

Dlatego zawyżenie lub zaniżenie spisu to nie drobny błąd techniczny, tylko błąd w podstawie opodatkowania — z konsekwencją w postaci zaległości albo nadpłaty. Wartości spisu na początek i koniec roku wykazuje się też w pliku JPK_PKPIR, o którym piszemy w artykule JPK_PKPiR i JPK_EWP od 2027 roku.

Najczęstsze błędy przy spisie z natury

• Brak spisu, bo „nie mamy magazynu” — przy KPiR spis sporządza się nawet przy zerowym stanie.
• Wycena po cenach sprzedaży zamiast po cenach zakupu lub nabycia.
• Pominięcie towaru zakupionego, ale jeszcze niedostarczonego, albo przeciwnie — ujęcie towaru, który fizycznie już się nie znajduje w firmie.
• Wycena po upływie 14 dni lub spis sporządzony „z pamięci” w lutym.
• Brak podpisu właściciela albo klauzuli zamykającej spis.
• Pomylenie spisu dla celów podatku dochodowego ze spisem dla VAT przy likwidacji firmy — to dwa różne obowiązki.

Spis z natury przy likwidacji firmy

Przy zamknięciu działalności spis sporządza się na dzień likwidacji. Czynny podatnik VAT ma dodatkowo obowiązek sporządzić spis towarów i środków trwałych, od których przysługiwało odliczenie VAT, i rozliczyć od nich podatek — to osobna procedura. Opisujemy ją w poradniku o likwidacji działalności gospodarczej.

Jak możemy Ci pomóc

Naszym klientom prowadzącym KPiR przypominamy o spisie przed końcem roku, przekazujemy wzór, sprawdzamy wycenę i ujmujemy wartość spisu w księdze oraz w rozliczeniu rocznym. W spółkach na pełnej księgowości pomagamy zaplanować inwentaryzację zgodnie z ustawą o rachunkowości. Zastanawiasz się, czy KPiR to nadal najlepsza forma dla Twojej firmy? Zajrzyj do porównania ryczałt, KPiR czy pełne księgi.

Podstawa prawna: ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 24 ust. 2), rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299), ustawa o rachunkowości (art. 26). Informacje zweryfikowano m.in. w serwisie podatki.gov.pl.